オフィスの移転に頭を悩ませている皆様へ。

移転を進めるには、いつ・何をすればいいのか、ドコのダレとナニの打ち合わせをしておかなければならないのか、きっと手探り状態ではないかと思います。

それ専門の部署でもない限り、オフィスの移転や全面改装といった業務はそうそう経験することではありません。とりあえず必要と思われることを手当たり次第に進めていっても、次から次へといろいろな課題が降り注いできます。電話番号やリース契約にしても、関係官庁届出や取引銀行に対しての手続きにしても、「あれもだして、これもだして」と意外に提出種類が細かく多岐にわたり、大変に手間を取られるものです。

後手に回り間に合わせの対応に終始した結果、移転後に問題山積みなんてことにならないよう、事前にどんな作業があるのかを把握し、前もって準備をしておくことで、移転をスムーズに成功させることができるはずです。

このページでは、いざという時に慌てないために、オフィス移転にまつわる一連の業務を時系列順に解説します。

1.時系列順オフィス移転チェックリスト
2.チェックリスト各項目別補足
 2-1. 6ヶ月前
 2-2. 5ヶ月前
 2-3. 4ヶ月前
 2-4. 3ヶ月前
 2-5. 2ヶ月前
 2-6. 1ヶ月前
 2-7. 移転後
3.まとめ

1.時系列順オフィス移転チェックリスト

概ね移転時期の6ヶ月前から動き出すのが一般的です。時系列で、チェック項目を以下にまとめます。

時系列移転チェックリスト

オフィス移転タイムスケジュール

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2.チェックリスト各項目別補足

チェックリスト各項目別に、補足説明します。

2-1. 6ヶ月前

○原状回復条件確認 [旧オフィス]
退去する場合には、現オフィスを入居前の状態に戻して引き渡さなければなりません。予め現オフィスのオーナーが業者を指定している場合と、特に指定がなく自分たちで選ぶ場合があり、一般的には指定の業者に依頼することが多いようです。移転後、いざ原状回復工事の段になってからトラブルなんてことにならないように、指定業者の有無や費用は、早めの確認をおすすめします。

○新オフィス物件選定 [新オフィス]
移転先の選定には、費用面と広さだけでない多くの要因が絡んできます。どこにオフィスを構えるかは企業のブランディングにもつながることも忘れずに。いいオフィスは生産性を高め、新しいヒトや取引先も呼び込みます。まだ決まっていない場合は、豊富な情報を持つオフィス移転専門の仲介業者に相談しましょう。

○解約予告の確認・提出 [旧オフィス]
現オフィスのオーナーに対し、退去する旨を予告します。一般的には退去予定日6ヶ月前ですが、物件によっては異なることもありますので、契約書で解約予告時期を確認しておきます。

○保証金返還時期の確認 [旧オフィス]
返還される保証金額と振り込まれる時期を、現オフィスのオーナー、もしくは管理業者に確認。一般的には、オフィス引渡しの3ヶ月後、もしくは6ヶ月後です。ですので、保証金を新オフィスに流用は出来ないと思っておくのが無難です。

○移転に関わる各業者チェック [新オフィス]
オフィスの移転においては、それぞれの段階で様々な業者との関わりが発生します。どの工程でどんな業者があるのか、必要な作業時間や費用はどれくらいなのか、6ヶ月前の時点で確認しておきましょう。この段階では、発注ではなく情報収集にとどめておきます。全てをまとめて引き受けてくれる業者もありますので、検討してみてください。もちろん、「かぐの窓口」でもすべてのご相談をお受けいたします。

○引越し業者の選定 [新オフィス]
引越し業者の中でも、最近ではレイアウト設計・各種工事・廃品引取までをまとめて請け負ってくれるところが増えています。まとめて依頼することで、それぞれの業者との打ち合わせや調整といった自分たちの負担を軽減できたり、何かトラブルがあった時の責任の所在を明確にしておくことができますので、検討してみてください。

2-2. 5ヶ月前

○内装/レイアウト検討、業者選定 [新オフィス]
新オフィスの場所も決まり、契約書を取り交わす頃合いです。物件を決める段階で描いていた内装やレイアウトのイメージを、現実に作り上げる作業にかからねばなりません。施工にかかる時間を考えると、この段階で施工業者を決定し、設計までを済ませておく必要があります。引渡しはいつか、いつから工事や什器の搬入に入れるのか、新オフィスのオーナーもしくは管理業者に確認しておきましょう。

2-3. 4ヶ月前

○什器チェック [新オフィス]
内装やレイアウト設計が固まれば、次はそれにあわせて必要な什器(ラック、書庫、デスク、チェア、その他オフィス家具等)を揃えていきます。現オフィスからそのまま転用できる物、新しく発注する物をリストアップし、納入業者を選定します。内装施工業者がそのまま什器類の納品までを手掛けるケースも多くみられますので、費用によってはそちらに依頼してみるのも一つです。オフィス家具・什器類については、JOIFA(日本オフィス家具協会)という業界団体があり、独自基準を設けて品質や保証体制などを厳しく管理しています。納入業者は、JOIFA正会員企業にしておくのがいいでしょう。

2-4. 3ヶ月前

○各業者との打ち合わせ・見積もり作成 [新オフィス]
電話・電源・空調といった、オフィスの設備面に関する業者との打ち合わせに入ります。

【 電話・ネット・電気設備関連業者 】
指定業者の有無を確認します。現オフィスのビジネスフォンは流用できるのか、設定はどうなっているのか、新オフィスの配線はどうなっているのか、回線数は今後の事業展開を見据えて必要数を充足しているか、ネット回線はどうなっているのか、予定のネット回線は使用可能かなど、事前に確認しておく必要があります。想定していた回線が実は利用できず、移転直後から通信回線が使えないなんてことにならないよう、移転先新オフィスのオーナーあるいは管理会社をはじめ、関係各所に連絡をしておきましょう。
ネット・電話系の設備を手掛ける業者は、電機・空調等も手掛けていることがほとんどですので、この手のものはまとめて依頼することをおすすめします。

【 リース業者(コピー機、シュレッダー、パソコン等)】
現在使用中のコピー機・シュレッダー・パソコン・オフィス家具などについて、移転後もリースを継続するのか、新しく入れ替えるのかを決めます。新たに必要な物の見積・発注は、この段階で済ませておきます。

【 電源工事業者 】
移転先の新オフィスが以下のような場合には、別途電源工事が必要です。これも、指定業者の有無を確認しておきます。
1,OAフロア
2,データサーバーなど、電源系統を分けておくべき機器の有無
3,コンセントの数を増やしたい
4,電気容量を増やしたい

2-5. 2ヶ月前

○各種工事開始 [新オフィス]
移転に向けて、各種施工を始めるタイミングです。規模や内容にもよって異なりますが、2ヶ月前から始まる工事は概ね以下の通りです。
1,電話・ネット・電気設備関連工事
2,内装工事

○什器発注 [新オフィス]
4ヶ月前の段階でリストアップしておいたオフィス家具・什器類は、この段階までには発注しておきましょう。新オフィスを新しく発注した物を中心にレイアウトするのであれば、搬入前に内装工事がある程度進捗した頃合いで、納入業者の現地調査を入れることをおすすめします。図面の寸法と実際の寸が違う、図面上ではなかったコンセントがあり、ピッタリ収まらない、なんてことは日常茶飯事です。

○取引先への挨拶 [社内・手続き]
移転の2ヶ月前〜1ヶ月前までには、取引先に挨拶状を出します。

○関係官庁・取引銀行への届出 [社内・手続き]
関係官庁・取引銀行へ届け出ます。

○社内向け移転マニュアル作成 [社内・手続き]
移転当日の作業をスムーズに進めるために、各社員向けの移転タイムスケジュールと荷物梱包・搬入に関するマニュアルを作成して、配布します。

2-6. 1ヶ月前

○各種工事/搬入開始 [新オフィス]
移転に向けて、各業者が工事をし始める時期です。規模や内容にもよって異なりますが、オフィス家具・什器類の搬入は、概ね移転の1ヶ月前からです。

○物品リスト作成 [社内・手続き]
全物品(リース品、OA機器、備品・消耗品類など含め)をまとめたリストを作成しておき、移転時の紛失がないように備えます。

○住所変更が必要な物の確認 [社内・手続き]
移転に伴い、名刺・ゴム印などの記載住所も変更になります。以下の項目も忘れずに確認してください。
1,印章類
2,ゴム印
3,社判
4,名刺
5,封筒
6,各種伝票
7,社員証
8,ホームページの住所・アクセスマップ

2-7. 移転後

○旧オフィス原状回復&引渡し [旧オフィス]
退去が済んだ旧オフィスを原状回復し、旧オフィスのオーナーもしくは管理業者に引き渡します。

○関係官庁届出 [社内・手続き]
法務局・税務署・年金事務所・労働基準監督署などに届出を出します。それぞれの手続きには期限があり、それぞれに費用が発生します。郵便局・消防署への届け出は、移転前に済ませておかなければなりません。以下、一覧にまとめます。

各種手続き

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○保証金清算 [旧オフィス]
退去一定期間後に(一般的には3ヶ月後もしくは6ヶ月後)、旧オフィス契約の際に支払った保証金が返還されます。原状回復費用を差し引いて返還される場合、原状回復費用を全額支払い、その後に保証金が全額返還される場合があります。

○不用品処分 [新オフィス]
移転が済んで新しいオフィスが出来上がると、不要になるオフィス家具・什器類が出てきます。引越し業者が下取り廃棄をしてくれるのが一般的ですが、コスト優先で業者を選んだりした場合にはそれがサービスに含まれていないこともあります。事前に確認をしておきましょう。

3.まとめ

オフィス移転は通常の業務とは違い、頻繁に発生するものではありません。恐らくほとんどの方にとって、最初で最後の業務となることと思います。初めてで手探り状態にもかかわらず、しなければならない手続きや折衝・取引先へのご挨拶など、やることは山積みです。

移転や改装にまつわる失敗は、その原因のほとんどが事前調査や打合せ時間の不足です。ナニをしなければならなかを事前にまとめ、いつしなければならないのかを整理し、ダレに頼むのかを決めておけば、慌てず、着実に、楽しんで移転を進めることができることでしょう。